Opas · Tietosuoja
Lyhyt vastaus on lähes aina kyllä. Katso, milloin tietosuojaseloste on pakollinen, mitä sen pitää sisältää ja miten teet sellaisen nopeasti.
Käytännössä lähes jokainen yritys tarvitsee tietosuojaselosteen, sillä GDPR koskee kaikkia henkilötietoja käsitteleviä yrityksiä koosta riippumatta.
Pelkkä asiakasrekisteri, yhteydenottolomake tai ajanvaraus riittää jo siihen, että seloste on pakollinen. Jos käsittelet nimiä, sähköposteja tai puhelinnumeroita, tarvitset selosteen.
Kuka tarvitsee tietosuojaselosteen?
Tietosuojaseloste on pakollinen heti, kun yritys kerää tai käsittelee henkilötietoja. Yrityksen koko tai yhtiömuoto ei vaikuta: sama velvoite koskee osakeyhtiötä ja yksinyrittäjää.
Käytännössä selosteen tarvitsee lähes jokainen, jolla on esimerkiksi:
- Asiakasrekisteri tai laskutustiedot.
- Yhteydenotto- tai tarjouspyyntölomake verkkosivuilla.
- Ajanvaraus tai varausjärjestelmä.
- Uutiskirje tai markkinointilista.
- Verkkokauppa tai muu tilausten käsittely.
Mitä tietosuojaselosteen pitää sisältää?
- Rekisterinpitäjän eli yrityksen yhteystiedot.
- Mitä henkilötietoja kerätään ja mistä.
- Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste.
- Kuinka kauan tietoja säilytetään.
- Rekisteröidyn oikeudet ja miten niitä käytetään.
- Mahdolliset tietojen siirrot EU:n ulkopuolelle.
Näin teet selosteen nopeasti
- Listaa tietovirratMitä tietoja keräät ja missä (lomake, ajanvaraus, laskutus, chat, puhelut).
- Kirjaa tarkoitus ja säilytysaikaMiksi käsittelet tietoja ja kuinka kauan säilytät ne.
- Käytä mallia ja räätälöiAloita valmiista pohjasta, mutta mukauta se oman toimintasi mukaiseksi – tyhjä mallipohja ei ole GDPR:n mukainen.
- Julkaise ja linkitäLisää seloste sivuston alatunnisteeseen ja lomakkeiden yhteyteen.
Entä tekoäly-chatbot ja puhelinvastaaja?
Jos käytät verkkosivuilla chatbotia tai vastaat puheluihin tekoälyllä, myös näiden keräämät tiedot on kuvattava selosteessa. Lue lisää siitä, miten tietosuoja koskee tekoälyä.
Usein kysytyt kysymykset tietosuojaselosteesta
Tarvitseeko yksinyrittäjä tietosuojaselosteen?
Kyllä. GDPR ei tee poikkeusta yrityksen koon perusteella. Jos yksinyrittäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja, tietosuojaseloste on pakollinen.
Tarvitseeko pelkkä yhteydenottolomake selosteen?
Kyllä. Yhteydenottolomake kerää henkilötietoja, kuten nimen ja sähköpostin, joten tarvitset myös tietosuojaselosteen.
Riittääkö ilmainen malli?
Malli on hyvä lähtökohta, mutta sinun on aina muokattava se vastaamaan yrityksesi todellista tietojenkäsittelyä. Muokkaamaton mallipohja ei täytä GDPR:n vaatimuksia.
Mihin tietosuojaseloste laitetaan?
Seloste kannattaa sijoittaa sivuston alatunnisteeseen ja linkittää sinne, missä tietoja kerätään, kuten lomakkeiden ja ajanvarauksen yhteyteen.
Onko tietosuojaseloste sama kuin rekisteriseloste?
Vanha rekisteriseloste on korvautunut GDPR:n mukaisella tietosuojaselosteella, joka on laajempi ja sisältää muun muassa rekisteröidyn oikeudet ja säilytysajat.
Haluatko tietosuojan kuntoon ilman juridiikan tuskaa?
Autamme pienyrittäjiä saamaan tietosuojaselosteen, evästeet ja suostumukset kerralla kuntoon.