Opas · Tietosuoja
Jokaisella yrityksellä on asiakasrekisteri – Excelistä CRM:ään. Näin pidät sen GDPR:n mukaisena ilman ylimääräistä työtä.
Asiakasrekisteri on henkilötietojen käsittelyä, oli se sitten Excel, laskutusohjelma tai CRM. GDPR edellyttää, että keräät vain tarpeellisen, kerrot käsittelystä ja säilytät tiedot turvallisesti määritellyn ajan.
Käytännössä kyse on muutamasta perusasiasta, ei raskaasta byrokratiasta.
Mikä on asiakasrekisteri?
Asiakasrekisteri on mikä tahansa kokoelma tunnistettavia asiakastietoja: nimet, yhteystiedot, ostot tai yhteydenotot. Muoto ei ratkaise – myös taulukko on rekisteri.
Mitä GDPR vaatii
- Kerää vain tarpeelliset tiedot.
- Kerro käsittelystä tietosuojaselosteessa.
- Määrittele säilytysaika ja poista vanhat tiedot.
- Suojaa rekisteri: pääsynhallinta ja salasanat.
- Varaudu vastaamaan asiakkaan tietopyyntöön.
Tarkistuslista
- Tiedätkö, mitä tietoja rekisterissä on?
- Onko käsittely kuvattu selosteessa?
- Onko säilytysaika määritelty?
- Onko rekisteri suojattu kunnolla?
Usein kysytyt kysymykset asiakasrekisteristä ja GDPR:stä
Onko Excel-taulukko asiakasrekisteri?
Kyllä. Mikä tahansa kokoelma tunnistettavia asiakastietoja on henkilörekisteri, myös Excel-taulukko. Sitä koskevat samat GDPR-vaatimukset kuin CRM:ää.
Mitä asiakasrekisteristä pitää kertoa?
Tietosuojaselosteessa on kerrottava, mitä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Kuinka kauan asiakastietoja saa säilyttää?
Vain niin kauan kuin tietoja tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty. Säilytysaika on määriteltävä, ja vanhat tiedot on poistettava sen jälkeen.
Pitääkö rekisteri suojata?
Kyllä. Rekisteri on suojattava esimerkiksi pääsynhallinnalla ja salasanoilla, jotta tiedot eivät päädy vääriin käsiin.
Mitä jos asiakas pyytää tietonsa?
Sinun on pystyttävä kertomaan, mitä tietoja hänestä on, ja tarvittaessa oikaisemaan tai poistamaan ne. Selkeä rekisteri tekee tästä helppoa.
Pidä asiakasrekisteri kunnossa
Autamme pienyrittäjiä pitämään rekisterin ja tietosuojan kunnossa ilman ylimääräistä työtä.