Opas · Tietosuoja
Jokaisella yrityksellä on asiakasrekisteri, oli se Excel, laskutusohjelma tai CRM. Tässä oppaassa kerromme, mitä GDPR vaatii, miten rekisteriä ylläpidetään ja mitä rekisteriin kannattaa kirjata. Mukana on myös mallipohja, jonka voit ottaa käyttöön heti.
Respondo · Lukuaika noin 7 min · Päivitetty 2026
Asiakasrekisteri on mikä tahansa kokoelma tunnistettavia asiakastietoja, myös Excel-taulukko. GDPR edellyttää, että keräät vain tarpeelliset tiedot, kerrot käsittelystä tietosuojaselosteessa, säilytät tiedot turvallisesti määritellyn ajan ja poistat ne, kun peruste päättyy. Käytännössä kyse on muutamasta perusasiasta, ei raskaasta byrokratiasta.
Mikä on asiakasrekisteri GDPR:n näkökulmasta? Se on henkilötietojen käsittelyä, ja sinä olet rekisterinpitäjä. Rekisterin muoto ei ratkaise: myös puhelimen yhteystiedot ja sähköpostikansio voivat olla rekisteri.
Mitä GDPR vaatii asiakasrekisteriltä?
- Tarpeellisuus: kerää vain tiedot, joita oikeasti tarvitset.
- Peruste: asiakassuhde, sopimus, suostumus tai oikeutettu etu.
- Läpinäkyvyys: kerro käsittelystä tietosuojaselosteessa.
- Säilytysaika: määrittele, kauanko tietoja säilytetään.
- Tietoturva: rajaa käyttöoikeudet ja suojaa tiedot.
- Oikeudet: vastaa asiakkaan tietopyyntöön kuukauden kuluessa.
Asiakasrekisterin ylläpito käytännössä
Asiakasrekisterin ylläpito tarkoittaa, että tiedot pidetään ajan tasalla ja vanhat poistetaan säännöllisesti. Hyvä käytäntö on käydä rekisteri läpi kerran vuodessa.
- Päivitä muuttuneet yhteystiedot.
- Poista asiakkaat, joiden asiakassuhde on päättynyt ja säilytysaika täyttynyt.
- Tarkista, kenellä on pääsy rekisteriin.
- Varmista, että työkalujen käsittelysopimukset ovat voimassa.
- Päivitä tietosuojaseloste, jos käsittely on muuttunut.
Asiakasrekisteri malli: mitä kenttiä tarvitaan?
| Kenttä | Tarvitaanko? | Huomio |
|---|---|---|
| Nimi ja yhteystiedot | Kyllä | Asiakassuhteen hoitaminen |
| Ostot ja tilaukset | Kyllä | Laskutus ja takuu |
| Yhteydenottojen historia | Usein | Kirjaa asiallisesti |
| Markkinointilupa | Jos lähetät markkinointia | Tallenna milloin ja miten lupa saatiin |
| Asiakassuhteen alku ja loppu | Kyllä | Säilytysajan laskemiseen |
| Henkilötunnus | Harvoin | Vain jos laki tai sopimus vaatii |
Kauanko asiakastietoja saa säilyttää?
GDPR ei määrää tarkkaa aikaa, vaan tiedot saa säilyttää niin kauan kuin niille on peruste. Kirjanpitolaki edellyttää kuitenkin, että tositteet, kuten laskut, säilytetään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, ja tilinpäätös kymmenen vuotta. Markkinointitiedot kannattaa poistaa, kun asiakas peruu luvan tai asiakassuhde on päättynyt.
Mitä asiakasrekisteristä kerrotaan tietosuojaselosteessa?
- Mitä tietoja kerätään ja mistä.
- Mihin tarkoitukseen ja millä perusteella.
- Kenelle tietoja luovutetaan, esimerkiksi kirjanpitäjälle.
- Kauanko tietoja säilytetään.
- Miten asiakas voi käyttää oikeuksiaan.
Koskeeko tämä myös chatin ja puhelinvastaajan keräämiä tietoja?
Kyllä. Jos chat tai tekoäly puhelinvastaaja kerää yhteystietoja, ne ovat osa asiakasrekisteriäsi. Kirjaa ne tietosuojaselosteeseen ja varmista käsittelysopimus palveluntarjoajan kanssa. Lue myös GDPR-sakoista pienyritykselle ja GDPR pienyrittäjälle.
Usein kysytyt kysymykset aiheesta asiakasrekisteri
Onko Excel-taulukko asiakasrekisteri?
Kyllä, jos siinä on tunnistettavia henkilötietoja.
Pitääkö pienyrityksellä olla tietosuojaseloste?
Kyllä, jos käsittelet asiakkaiden henkilötietoja.
Kauanko laskut pitää säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi.
Saako asiakasrekisteriin tallentaa henkilötunnuksen?
Vain jos siihen on laissa tai sopimuksessa peruste.
Mitä teen, jos asiakas pyytää tietonsa?
Toimita tiedot kuukauden kuluessa maksutta.
Kuinka usein asiakasrekisteri pitää käydä läpi?
Hyvä käytäntö on kerran vuodessa.
Haluatko GDPR-asiat kuntoon kerralla?
Tarkistetaan sivustosi ja tietosuojaselosteesi maksuttomassa kartoituksessa.