Opas · Yrittäjät & ammatinharjoittajat
Iso osa asiakkaistasi soittaa illalla tai viikonloppuna – juuri silloin, kun olet vapaalla. Näin nappaat ne puhelut ilman jatkuvaa päivystystä.
Moni asiakas soittaa iltaisin ja viikonloppuisin – juuri kun olet vihdoin vapaalla. Et voi hoitaa kaikkea itse. Kukaan ei jaksa päivystää vuorokauden ympäri.
Anna sen sijaan jonkun muun vastata puolestasi. Tekoälypuhelinvastaaja ottaa puhelun, varaa ajan ja lähettää sinulle yhteenvedon seuraavaa työpäivää varten.
Suljet puhelimen työpäivän jälkeen, laitat sen laturiin – ja huomaat aamulla kolme vastaamatonta soittoa ennen aamupalaa. Tuttu tunne monelle yrittäjälle.
Vika ei ole asiakkaissa. He soittavat silloin, kun he itse ovat vapaalla: töiden jälkeen, lounaalla, sunnuntai-iltana.
Sinä olet silloin ansaitusti vapaalla. Ja juuri siinä on ristiriita: paras hetki tavoittaa asiakas on sinulle huonoin hetki vastata.
Milloin asiakkaat oikeasti soittavat?
Osa puheluista tulee keskellä työpäivääsi. Mutta yllättävän iso osa osuu aikoihin, jolloin et istu valmiina vastaamaan.
Ydin: vain yksi ruuduista on turkoosi. Muina aikoina ihmiset soittavat silloin, kun haluaisit itse olla vapaalla.
Sinun ei kannata yrittää värittää kaikkia ruutuja turkoosiksi omalla ajallasi. Fiksumpaa on antaa jonkun muun hoitaa oranssit ruudut.
Mitä vastaamaton iltapuhelu maksaa
Asiakas, joka soittaa klo 19, on usein jo tehnyt päätöksensä. Jos kukaan ei vastaa, hän soittaa listan seuraavalle – etkä koskaan saa tietää, että keikka oli tarjolla.
Yksikin vastaamaton puhelu viikossa voi tarkoittaa useita satoja euroja kuukaudessa. Kun laskee mukaan illat ja viikonloput, summa kasvaa nopeasti isoksi.
Haluatko luvun juuri omaan tilanteeseesi? Käytä laskuria oppaassamme siitä, mitä vastaamattomat puhelut maksavat yrittäjälle.
5 tapaa vastata työajan jälkeen
Sinun ei tarvitse istua puhelin kädessä. Tässä viisi tapaa napata ilta- ja viikonloppupuhelut – hyvine ja huonoine puolineen. Valitse se, joka sopii omaan arkeesi ja budjettiisi.
- Vastaaja ja lupaus soittaa takaisinHalvin ja helpoin. Mutta moni asiakas sulkee puhelimen jättämättä viestiä – ja sinun on muistettava soittaa takaisin aamulla.
- Ohjaus tai päivystysvuoro tiimissäToimii, jos vuorottelette. Vaatii, että joku oikeasti on paikalla ja valmis tekemään iltoja ja viikonloppuja.
- Ihmisen hoitama vastauspalvelu iltaisinOikea ihminen vastaa nimissäsi. Turvallista ja henkilökohtaista, mutta kalliimpaa puhelua kohti ja harvoin auki koko vuorokauden.
- Tekoälypuhelinvastaaja vuorokauden ympäriVastaa heti illalla, yöllä ja viikonloppuna, varaa ajan ja lähettää yhteenvedon. Maksaa vähän ja on aina päällä – ei lisähenkilöstöä.
- Tekstiviestiautomaatti vastaamattomiin puheluihinAutomaattiviesti pitää asiakkaan odottamassa, kunnes ehdit soittaa. Hyvä lisä, mutta ei varaa aikaa puolestasi.
Näin otat sen käyttöön yhdessä iltapäivässä
Tavoitettavuus työajan jälkeen ei ole iso projekti. Useimmiten se hoituu yhdessä iltapäivässä, eikä vaadi uutta laitteistoa. Käy lista läpi:
- Päätä, mihin aikoihin et halua vastata itse – esim. klo 17 jälkeen ja viikonloppuisin.
- Valitse ratkaisu, joka vastaa vuorokauden ympäri (tekoälypuhelinvastaaja hoitaa koko yllä olevan listan).
- Kirjoita lyhyt tervehdys: kuka vastaa ja missä asioissa autat asiakasta.
- Yhdistä kalenterisi, jotta ajat voi varata heti.
- Päätä, mihin yhteenveto tulee – tekstiviestiin vai sähköpostiin.
- Soita omaan numeroosi ja testaa koko kulku kerran läpi.
Haluatko ymmärtää neljännen vaiheen tekniikan? Lue, miten tekoälypuhelinvastaaja toimii.
Usein kysytyt kysymykset asiakkaille vastaamisesta työajan jälkeen
Kuinka moni asiakas soittaa työajan jälkeen?
Se vaihtelee toimialoittain, mutta merkittävä osa puheluista tulee iltaisin ja viikonloppuisin – silloin, kun asiakas itse on vapaalla. Monelle pienyritykselle juuri nämä ajat ovat vaikeimpia hoitaa, ja siksi niistä myös menetetään eniten keikkoja.
Pitääkö minun olla tavoitettavissa vuorokauden ympäri?
Ei. Ideana on, että joku muu vastaa vuorokauden ympäri – et sinä. Voit olla täysin vapaalla, kun palvelu ottaa puhelun, varaa ajan ja jättää yhteenvedon seuraavaa työpäivää varten.
Voiko tekoäly vastata iltaisin ja viikonloppuisin?
Kyllä. Tekoälypuhelinvastaaja on aina päällä – kellonaika tai viikonpäivä ei sitä hetkauta. Se vastaa yhtä nopeasti sunnuntaina klo 22 kuin tiistaina klo 10, luonnollisella suomella.
Mitä tapahtuu kiireellisille puheluille?
Sinä päätät säännöt. Tekoäly voi tunnistaa kiireelliset asiat ja yhdistää ne sinulle tai päivystäjälle, ja tavalliset kyselyt siirtyvät seuraavalle päivälle. Näin sinua häiritään vain silloin, kun on oikeasti tarpeen.
Häiritseekö asiakasta se, että hän puhuu iltaisin tekoälyn kanssa?
Useimmat arvostavat sitä, että saavat heti vastauksen hiljaisen vastaajan sijaan. Ääni kuulostaa luonnolliselta, puhelu sujuu nopeasti ja asiakkaan asia hoituu. Selkeä vastaus myöhään illalla voittaa hiljaisuuden joka kerta.
Ole tavoitettavissa sulkemisajan jälkeen – tekemättä enempää töitä
Katso, miten Respondo vastaa iltaisin ja viikonloppuisin, varaa ajan ja tekee yhteenvedon puolestasi.