Ajanvarausjärjestelmä yritykselle

Millainen ajanvarausjärjestelmä yritykselle kannattaa valita? Vaihtoehtoja on paljon, ilmaisista sovelluksista toimialakohtaisiin kokonaisjärjestelmiin. Ennen vertailua kannattaa miettiä, mistä varaukset nyt tulevat. Jos suurin osa tulee puhelimitse, pelkkä verkkovaraus ei ratkaise ongelmaa.

Mikä on ajanvarausjärjestelmä?

Ajanvarausjärjestelmä on ohjelmisto, joka näyttää asiakkaille vapaat ajat ja antaa heidän varata ajan itse. Varaus kirjautuu kalenteriisi, ja asiakas saa vahvistuksen. Useimmat järjestelmät lähettävät myös muistutuksen ennen varattua aikaa, mikä vähentää käyttämättä jääneitä aikoja.

Mitä ajanvarausjärjestelmältä kannattaa vaatia?

• Toimii puhelimella sekä asiakkaalle että sinulle.
• Tekstiviestimuistutukset ennen varattua aikaa.
• Liittyy kotisivuihin ja Google-yritysprofiiliin.
• Synkronoituu kalenteriin, jota jo käytät.
• Peruutus ja siirto asiakkaan itse tehtävissä.
• Palvelukohtaiset kestot ja puskurit töiden väliin.
• Tietosuoja: asiakastiedot säilytetään EU:ssa ja sopimus on GDPR:n mukainen.

Ajanvarausjärjestelmä hinta: hinnoittelumallit

Ajanvarausjärjestelmän hinta perustuu yleensä kuukausimaksuun, jonka suuruus riippuu käyttäjien tai kalenterien määrästä. Osa järjestelmistä veloittaa tekstiviesteistä erikseen. Ilmaisversiot sopivat kokeiluun, mutta niistä puuttuvat usein muistutukset ja oma ulkoasu.

Miksi pelkkä verkkovaraus ei riitä?

Pelkkä verkkovaraus ei riitä, koska moni asiakas haluaa yhä soittaa tai kysyä ensin. Jos puhelimeen ei vastata, asiakas ei välttämättä mene varaamaan aikaa verkosta, vaan soittaa seuraavalle. Siksi ajanvarausjärjestelmä toimii parhaiten, kun puhelut ja chat-kysymykset ohjautuvat samaan kalenteriin. Lue, miten tekoäly hoitaa ajanvarauksen puhelimessa.

Miten ajanvarausjärjestelmä vähentää peruutuksia?

Ajanvarausjärjestelmä vähentää peruutuksia ja käyttämättä jääneitä aikoja lähettämällä asiakkaalle muistutuksen päivää tai paria tuntia ennen varattua aikaa. Kun asiakas voi siirtää aikaa itse, peruutukset tulevat ajoissa, ja vapautuneen ajan voi tarjota toiselle. Lue lisää siitä, miten peruuntuneet ajat vähenevät.

Ajanvarausjärjestelmä nettisivuille: miten se liitetään?

Ajanvarausjärjestelmä liitetään nettisivuille joko varausnappina, joka avaa varausnäkymän, tai upotettuna suoraan sivulle. Lisää varausmahdollisuus jokaiselle palvelusivulle ja etusivulle näkyvälle paikalle. Liitä varauslinkki myös Google-yritysprofiiliin, jolloin asiakas voi varata ajan suoraan hakutuloksista.

Miten valitset oikean järjestelmän?

1. Selvitä, mistä varaukset nyt tulevat: puhelin, viestit vai verkko.
2. Listaa palvelut, niiden kestot ja tarvittavat puskurit.
3. Kokeile järjestelmää asiakkaan näkökulmasta puhelimella.
4. Tarkista hinta tekstiviesteineen ja käyttäjineen.
5. Varmista, että asiakastiedot ovat sinun ja ne voi viedä ulos.

Respondon Tavoitettava-paketissa ajanvaraus, tekstiviestimuistutukset ja chat toimivat yhdessä, ja Plus-versiossa myös tekoäly puhelinvastaaja varaa ajat samaan kalenteriin.

Ajanvarausjärjestelmä eri toimialoille

Eri toimialoilla ajanvarausjärjestelmältä odotetaan eri asioita. Kampaamossa ja hierontapalveluissa tärkeintä on, että asiakas näkee tekijän ja palvelun keston. Huoltoyrityksissä ja asentajilla ajanvaraus liittyy usein osoitteeseen ja matka-aikaan, joten varauksen yhteydessä pitää kysyä työkohde. Klinikoilla ja terapiapalveluissa korostuvat tietosuoja ja muistutukset.

Siksi kannattaa kokeilla järjestelmää oman alan tyypillisellä varauksella ennen kuin sitoudut. Jos asiakkaasi soittavat mieluummin kuin varaavat verkossa, valitse ratkaisu, jossa myös puhelimitse tulevat varaukset kirjautuvat samaan kalenteriin.