Opas · Tekoäly & puhelut
Olet kuullut, että tekoäly voi nykyään vastata puhelimeen puolestasi. Mutta mitä oikeasti tapahtuu, kun asiakas soittaa – ja voiko se kuulostaa ihmiseltä? Käydään läpi vaihe vaiheelta.
Tekoälypuhelinvastaaja vastaa automaattisesti silloin, kun sinä et voi, keskustelee luontevasti soittajan kanssa, varaa ajan kalenteriisi ja lähettää sinulle yhteenvedon heti puhelun jälkeen.
Se sopii erityisesti yrityksille, joilla on paljon saapuvia puheluita ja vähän käsiä vastaamaan – ammatinharjoittajille, klinikoille, kampaamoille ja yhden hengen yrityksille, joissa puhelin soi kesken työn.
Moni on kuullut tekoälystä, joka vastaa puhelimeen, mutta harva tietää, mitä puhelun aikana oikeasti tapahtuu. Se on yksinkertaisempaa kuin miltä se kuulostaa.
Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tekniikka on, miten puhelu etenee alusta loppuun ja kenelle se parhaiten sopii.
Mikä on tekoälypuhelinvastaaja?
Tekoälypuhelinvastaaja on digitaalinen assistentti, joka vastaa puhelimeen puolestasi. Se kuuntelee, mitä asiakas sanoo ja vastaa luonnollisella äänellä – ei näppäinvalinnoilla tai nauhoitetuilla lauseilla.
Taustalla on samaa tekoälyä kuin nykyaikaisissa ääniassistenteissa, mutta se on opetettu tuntemaan juuri sinun yrityksesi: palvelusi, aukioloaikasi ja yleisimmät kysymykset.
Ero vanhanaikaiseen vastaajaan on iso. Kyse ei ole viestin nauhoittamisesta, vaan oikeasta keskustelusta, jossa asiakas saa vastauksen heti.
Näin puhelu etenee – vaihe vaiheelta
Puhelu tekoälypuhelinvastaajan kanssa etenee lähes aina samojen neljän vaiheen kautta. Näin se sujuu siitä, kun asiakas soittaa, siihen, kun saat tiedon.
Koko kulku kestää usein vain minuutin. Asiakas kokee saaneensa apua, eikä työsi keskeydy.
Mitä se tekee puolestasi
Tekoälypuhelinvastaaja tekee muutakin kuin vastaanottaa puheluita. Yleisimmät asiat, jotka se hoitaa:
- Vastaa vuorokauden ympäri, myös iltaisin, viikonloppuisin ja pyhinä.
- Varaa käynnit ja ajat suoraan kalenteriisi.
- Kysyy tarkentavia kysymyksiä ja kartoittaa asiakkaan – mitä asia koskee, missä asiakas on, kuinka kiireellinen asia on.
- Lähettää sinulle yhteenvedon tekstiviestinä tai sähköpostina heti puhelun jälkeen.
- Yhdistää eteenpäin tai merkitsee kiireelliset puhelut, jotta ehdit puuttua asiaan.
Haluatko nähdä, paljonko oikeasti menetät niissä puheluissa, jotka jäävät nyt vastaamatta? Oppaassamme mitä vastaamattomat puhelut maksavat yrittäjälle on laskuri, jolla saat oman lukusi.
Kenelle se sopii?
Tekoälypuhelinvastaaja sopii parhaiten sinne, missä puhelin soi usein eikä aina ole ketään vapaana vastaamaan. Muutamia tyypillisiä esimerkkejä:
- Ammatinharjoittajat – joilla kädet ovat täynnä kesken keikan.
- Klinikat ja hammaslääkärit – joille tulee paljon puheluita ja ajanvarauksia.
- Kampaamot ja hoitolat – jotka eivät voi keskeyttää asiakasta vastatakseen.
- Yhden hengen yritykset – joissa yksi ihminen hoitaa sekä työn että puhelimen.
- Verkkokaupat, joissa on asiakaspalvelu – niille tulee paljon samankaltaisia kysymyksiä.
Mitä se ei tee
Sanotaan suoraan: tekoälypuhelinvastaaja ei ratkaise kaikkea. On hyvä tietää, missä rajat kulkevat.
- Se ei korvaa mutkikkaita myyntipuheluita tai neuvotteluja, jotka vaativat ihmistä.
- Se ei esitä ihmistä – jos asiakas kysyy suoraan, se kertoo rehellisesti olevansa tekoäly.
- Se ei tee vaikeita arvioita puolestasi – epäselvät tai arkaluontoiset asiat siirretään sinulle.
- Se ei taio huonosta ohjeesta hyvää – se on juuri niin hyvä kuin sille antamasi tiedot.
Näin pääset alkuun
- Kerro yrityksestäsiPalvelusi, aukioloaikasi ja yleisimmät kysymykset. Se vie hetken, ei koko päivää.
- Yhdistä kalenteri ja numeroTekoäly yhdistetään ajanvarauskalenteriisi ja nykyiseen puhelinnumeroosi.
- Testaa ja ota käyttöönSoita itse, kuuntele, miten se vastaa, säädä ja anna sen sitten ottaa puhelut oikeasti.
Mietitkö, miten tekoäly pärjää verrattuna tavalliseen vastaajaan tai ihmisen hoitamaan puhelinpalveluun? Vertaamme vaihtoehtoja oppaassa vastaaja, puhelinpalvelu ja tekoäly.
Usein kysytyt kysymykset tekoälypuhelinvastaajan toiminnasta
Mitä eroa on tavalliseen puhelinvastaajaan?
Tavallinen vastaaja vain nauhoittaa viestin. Tekoälypuhelinvastaaja käy oikean keskustelun – se kuuntelee, vastaa kysymyksiin, varaa ajan ja lähettää sinulle yhteenvedon. Asiakas saa avun heti sen sijaan, että jäisi vastaajaan.
Kuulostaako tekoälyn ääni robottimaiselta?
Ei, nykyaikaiset tekoälyäänet kuulostavat luonnollisilta ja puhuvat normaalilla tahdilla taukoineen. Useimmat asiakkaat kokevat sen sujuvaksi ja selkeäksi. Jos asiakas kysyy, onko kyseessä ihminen, tekoäly kertoo rehellisesti olevansa digitaalinen assistentti.
Osaako se puhua suomea?
Kyllä. Respondo käy luontevia keskusteluja suomeksi ja palvelee myös ruotsiksi. Asiakas ei kuule, että kyse olisi käännöksestä – puhelu käydään aidolla, luonnollisella suomella.
Mitä tapahtuu, jos tekoäly ei ymmärrä asiakasta?
Silloin se pyytää asiakasta tarkentamaan, aivan kuten ihminenkin tekisi. Jos asia ei selviä, se ottaa viestin tai yhdistää eteenpäin, jotta mikään asia ei jää hoitamatta.
Mitä se maksaa?
Hinta riippuu puhelumäärästä ja tarvitsemistasi toiminnoista. Useimmiten tekoälypuhelinvastaaja maksaa selvästi vähemmän kuin yksi menetetty keikka kuukaudessa. Varaa kartoitus, niin lasketaan juuri sinun tilanteesi.
Katso, miten tekoälypuhelinvastaaja vastaisi puolestasi
Näytämme, miten Respondo ottaa puhelusi, varaa ajan ja tekee yhteenvedon – räätälöitynä yrityksellesi.