AI-puhelinvastaaja fysioterapeutille

Pienellä fysioterapiavastaanotolla ei usein ole vastaanottovirkailijaa. Terapeutti hoitaa itse ajanvaraukset, laskutuksen ja puhelut hoitojen välissä. Kun päivä on täynnä 45 tai 60 minuutin käyntejä, puhelimeen ehtii vastata vain tauoilla. Siksi moni soittaja kuulee pelkän vastaajan.

Miksi fysioterapeutti menettää asiakkaita puhelimessa?

Kipuileva ihminen haluaa ajan nopeasti. Jos ensimmäinen vastaanotto ei vastaa, hän soittaa seuraavalle tai varaa ajan ketjun verkkopalvelusta. Takaisinsoitto kahden tunnin päästä tulee usein liian myöhään. Tämä koskee erityisesti uusia asiakkaita, jotka eivät vielä tunne sinua. Lue lisää siitä, miksi asiakas ei soita uudelleen.

Samalla jokainen puheluun vastaaminen kesken hoidon on pois asiakkaalta, joka makaa hoitopöydällä. Se ei näytä ammattimaiselta, ja keskittyminen katkeaa.

Mitä AI-puhelinvastaaja tekee fysioterapeutin puolesta?

• Vastaa heti: yrityksesi nimellä, myös iltaisin ja viikonloppuisin.
• Varaa ajan: kertoo vapaat ajat ja kirjaa varauksen, kun se on liitetty ajanvarausjärjestelmääsi.
• Hoitaa peruutukset ja siirrot: vapautunut aika voidaan tarjota seuraavalle.
• Vastaa yleisiin kysymyksiin: hinnat, käyntien kesto, sijainti, pysäköinti, maksutavat ja lähetekäytännöt, kuten olet ne kertonut.
• Ottaa soittopyynnön: jos asia vaatii fysioterapeutin arviota, se kirjaa nimen, numeron ja ajankohdan takaisinsoitolle.

Miten tekoäly varaa ajan puhelimessa, on kuvattu tarkemmin oppaassa tekoäly ajanvarauksessa puhelimessa.

Mitä fysioterapian asiakkaat kysyvät puhelimessa?

Kun käyt läpi viime viikkojen puhelut, huomaat todennäköisesti, että suurin osa kysymyksistä toistuu. Juuri nämä toistuvat kysymykset ovat sitä, mitä tekoäly hoitaa hyvin, koska vastaus on aina sama ja sen voi kirjoittaa etukäteen.

• Onko teillä vapaita aikoja tällä tai ensi viikolla?
• Paljonko käynti maksaa ja kauanko se kestää?
• Tarvitsenko lähetteen, ja saanko Kela-korvausta?
• Hoidatteko urheiluvammoja, selkäkipua tai kuntoutusta leikkauksen jälkeen?
• Missä vastaanotto on, ja onko lähellä pysäköintiä?
• Voinko siirtää huomisen aikani?

Kun nämä on kirjoitettu tekoälylle selkeästi, se vastaa niihin samalla tavalla joka kerta. Sinulle jäävät puhelut, joissa tarvitaan ammattilaisen arviota. Ne tulevat valmiina soittopyyntöinä, joissa on nimi, numero ja lyhyt kuvaus asiasta, joten takaisinsoitto on nopea hoitaa hoitojen välissä tai päivän päätteeksi.

Hyvä käytäntö on myös sopia, mitä tekoäly sanoo kiireellisissä tilanteissa. Jos soittajalla on äkillinen ja voimakas oire, tekoäly ei arvioi tilannetta vaan kehottaa ottamaan yhteyttä terveydenhuoltoon tai hätätapauksessa hätänumeroon 112. Näin vastuu pysyy siellä, minne se kuuluu.

Miten tekoäly toimii yhdessä ajanvarausjärjestelmän kanssa?

Paras tulos syntyy, kun puhelinvastaaja näkee kalenterisi. Silloin se voi tarjota oikeita aikoja eikä vain luvata takaisinsoittoa. Jos ajanvarausjärjestelmäsi ei tue integraatiota, tekoäly voi kirjata toiveen ja lähettää sen sinulle vahvistettavaksi.

Tilanne	Ilman integraatiota	Integraation kanssa
Uusi asiakas haluaa ajan	Toive kirjataan, vahvistat itse	Aika varataan suoraan kalenteriin
Peruutus	Viesti sinulle	Aika vapautuu kalenteriin
Kysymys hinnasta	Vastaus annettujen tietojen pohjalta	Sama
Kysymys oireista	Soittopyyntö terapeutille	Soittopyyntö terapeutille

Jos ajanvarausjärjestelmä on vasta harkinnassa, katso vertailu ajanvarausjärjestelmä yritykselle.

Entä terveystiedot ja tietosuoja?

Fysioterapiassa käsitellään terveystietoja, jotka ovat erityisen suojeltavia. Siksi puhelinvastaaja kannattaa rajata hallinnollisiin asioihin: ajanvaraukseen, peruutuksiin, yhteystietoihin ja yleisiin kysymyksiin. Oireista ja hoidosta keskustellaan terapeutin kanssa. Tekoälylle annetaan ohje olla kysymättä terveydentilasta ja ohjata tällaiset asiat soittopyynnöksi.

Käy lisäksi läpi, missä puhelut ja tallenteet säilytetään, kuka niihin pääsee ja mitä tietosuojaselosteessa kerrotaan. Lisää aiheesta oppaassa tietosuoja, tekoäly, chatbot ja puhelinvastaaja.

Osaako tekoäly puhua kuin ihminen?

Nykyiset puheentunnistus- ja puhesynteesimallit ymmärtävät suomea hyvin ja puhuvat luontevasti. Tekoäly kertoo silti olevansa tekoäly, mikä on asiakkaalle reilua. Useimmille soittajille tärkeintä on, että asia hoituu heti. Tarkemmin aiheesta artikkelissa osaako tekoäly puhua suomea.

Mitä AI-puhelinvastaaja maksaa fysioterapeutille?

Hinnoittelu koostuu tyypillisesti kolmesta osasta: kuukausimaksusta, kertaluonteisesta käyttöönotosta ja puheluminuuteista. Tarkat summat riippuvat puhelumääristä ja integraatioista. Hyödyllisempää kuin vertailla listahintoja on laskea, mitä yksi menetetty asiakas maksaa sinulle.

1. Arvioi, montako käyntiä uusi asiakas keskimäärin varaa.
2. Kerro se käyntihinnalla.
3. Arvioi, montako uutta asiakasta menetät kuukaudessa vastaamattomien puheluiden takia.

Huomaa, että laskelmaan kannattaa ottaa mukaan myös asiakkaan elinkaari. Moni fysioterapian asiakas palaa myöhemmin uuden vaivan kanssa tai suosittelee vastaanottoa läheisilleen. Yksi menetetty puhelu voi siis maksaa enemmän kuin yhden hoitojakson verran.

Jos tulos on suurempi kuin palvelun kuukausikulu, ratkaisu maksaa itsensä takaisin. Katso myös AI-puhelinvastaajan hinta.

Miten käyttöönotto etenee?

1. Kartoitus: käydään läpi palvelut, hinnat, aukioloajat ja yleisimmät kysymykset.
2. Ohjeistus: tekoälylle kirjoitetaan, mitä se saa luvata ja mitkä asiat ohjataan sinulle.
3. Soitonsiirto: nykyisestä numerostasi asetetaan ehdollinen siirto, joten numero ei muutu. Siirto tehdään puhelimen asetuksista, operaattorin palvelussa tai GSM-koodeilla, ja autamme sen kanssa tarvittaessa.
4. Testaus: soitat itse muutaman testipuhelun ja tarkennat vastauksia.
5. Seuranta: ensimmäisten viikkojen yhteenvedoista näet, mitä asiakkaat todella kysyvät.