Soitonsiirto yritykselle

Moni pienyrittäjä hoitaa puhelut yhdellä kännykällä. Se toimii hyvin siihen asti, kunnes olet asiakkaan luona, ajat autoa tai pidät lomaa. Silloin soitonsiirto on yksinkertaisin tapa varmistaa, että joku tai jokin vastaa puolestasi. Alla käymme läpi siirtotyypit, niiden käyttöönoton ja sen, mihin puhelut kannattaa ohjata.

Mikä on soitonsiirto ja miksi yritys tarvitsee sitä?

Soitonsiirto tarkoittaa, että numeroosi tuleva puhelu ohjataan automaattisesti toiseen numeroon. Asiakas soittaa tuttuun numeroon, eikä hän yleensä huomaa siirtoa lainkaan. Yritykselle siirto on tapa pitää puhelin auki silloinkin, kun et itse pysty vastaamaan.

Tarve syntyy käytännössä aina samasta syystä: vastaamaton puhelu on usein menetetty asiakas. Moni soittaja ei jätä viestiä vaan soittaa seuraavalle yritykselle. Siksi kannattaa laskea, paljonko yksi vastaamaton puhelu maksaa omassa yrityksessäsi, ennen kuin päätät, mihin puhelut ohjataan.

Mitä eroa on ehdollisella ja ehdottomalla soitonsiirrolla?

Siirtotapoja on kaksi pääryhmää. Ehdoton siirto ohjaa kaikki puhelut heti eteenpäin, eikä oma puhelimesi soi lainkaan. Ehdollinen siirto ohjaa puhelun vain tietyssä tilanteessa.

Siirtotyyppi	Milloin puhelu siirtyy	Sopii, kun
Ehdoton (kaikki puhelut)	Aina, heti	Olet lomalla tai koko päivän poissa
Ei vastausta	Kun et vastaa tietyn ajan kuluessa	Haluat vastata itse aina kun ehdit
Varattu	Kun puhut jo toista puhelua	Puheluita tulee ruuhkahuippuina
Ei tavoitettavissa	Kun puhelin on kiinni tai ilman kenttää	Työskentelet katveissa tai lennät

Useimmille yrittäjille paras yhdistelmä on kolme ehdollista siirtoa yhtä aikaa: ei vastausta, varattu ja ei tavoitettavissa. Silloin vastaat itse aina kun ehdit, mutta mikään puhelu ei jää tyhjän päälle.

Miten soitonsiirto asetetaan puhelimessa?

Siirron voi tehdä kolmella tavalla. Valitse se, joka on sinulle helpoin, ja tarkista lopuksi, että siirto todella toimii.

1. Puhelimen asetukset: iPhonessa ja Androidissa on puheluasetuksissa kohta soitonsiirrolle. Ehdollisten siirtojen valinnat löytyvät usein vain Androidista; iPhonessa ehdolliset siirrot tehdään yleensä koodeilla tai operaattorin kautta.
2. Operaattorin sovellus tai yritysliittymän hallinta: yritysliittymissä ja vaihdepalveluissa siirrot hallitaan usein selaimessa tai sovelluksessa.
3. GSM-koodit: näppäilet koodin kuten puhelinnumeron ja painat soittopainiketta.

Yleisimmät GSM-standardin koodit ovat alla. Ne toimivat useimmissa matkapuhelinverkoissa, mutta operaattori voi rajoittaa niitä tai tarjota omat vaihtoehtonsa, joten tarkista oman liittymäsi ohjeet.

Toiminto	Koodi
Kaikki puhelut	**21*numero#
Ei vastausta	**61*numero#
Varattu	**67*numero#
Ei tavoitettavissa	**62*numero#
Kaikki ehdolliset kerralla	**004*numero#
Poista kaikki siirrot	##002#

Kirjoita numero kansainvälisessä muodossa, esimerkiksi +358 alkuisena. Tarkista myös, veloittaako operaattorisi siirretyistä puheluista, sillä hinnoittelu vaihtelee liittymittäin.

Kuinka pitkään puhelimen pitää soida ennen siirtoa?

Ei vastausta -siirrossa voit usein säätää viiveen. Liian lyhyt viive vie puhelun eteenpäin ennen kuin ehdit kaivaa puhelimen taskusta. Liian pitkä viive taas turhauttaa soittajan, ja osa sulkee puhelun ennen siirtoa. Hyvä nyrkkisääntö on noin 15–20 sekuntia. Kokeile, mikä sopii omaan arkeesi, ja soita testipuhelu toisesta numerosta.

Mihin yrityksen puhelut kannattaa siirtää?

Siirto on vain putki. Ratkaisevaa on, mitä putken toisessa päässä tapahtuu. Vaihtoehtoja on neljä:

• Kollega tai yhteistyökumppani: toimii, jos hänellä on aikaa ja tietoa vastata. Pienessä yrityksessä tämä harvoin pätee jatkuvasti.
• Puhelinvastaaja: halpa, mutta suuri osa soittajista ei jätä viestiä.
• Ihmisen hoitama vastauspalvelu: vastaa ystävällisesti ja kirjaa viestin, mutta palvelee usein vain sovittuina aikoina.
• AI-puhelinvastaaja: vastaa heti ympäri vuorokauden, kysyy asiakkaan tarpeen ja lähettää yhteenvedon sinulle.

Jos punnitset kahta viimeistä, lue vertailu AI-puhelinvastaaja vai vastauspalvelu. Siinä käydään läpi, kumpi sopii millaiseen yritykseen.

Miten soitonsiirto toimii yhdessä AI-puhelinvastaajan kanssa?

AI-puhelinvastaaja saa oman numeron, johon yrityksesi puhelut siirretään ehdollisella siirrolla. Kun et vastaa, tekoäly vastaa yrityksesi nimellä, kysyy soittajan nimen, asian ja yhteystiedot ja lähettää ne sinulle tekstiviestinä tai sähköpostina. Voit soittaa takaisin heti, kun ehdit, ja tiedät jo valmiiksi, mistä on kyse.

Käytännön toteutus on kuvattu tarkemmin artikkelissa tekoälypuhelinvastaaja: näin se toimii. Hinnoittelusta kerrotaan oppaassa AI-puhelinvastaajan hinta, jossa malli koostuu tyypillisesti kuukausimaksusta, käyttöönotosta ja puheluminuuteista.

Mitä yleisiä virheitä soitonsiirrossa tehdään?

• Siirto jää päälle: ehdoton siirto lomalta unohtuu, ja puhelin on hiljaa viikkoja. Tarkista tila koodilla tai asetuksista.
• Vain yksi ehto: ei vastausta on asetettu, mutta varattu ja ei tavoitettavissa puuttuvat. Silloin osa puheluista menee yhä vastaajaan.
• Vastaanottajaa ei ole ohjeistettu: kollega tai palvelu ei tiedä, mitä asiakkaalle sanotaan.
• Takaisinsoitto unohtuu: viesti tulee perille, mutta kukaan ei soita takaisin. Katso vinkit oppaasta takaisinsoittopalvelu yritykselle.
• Testaus puuttuu: siirto näyttää olevan päällä, mutta puhelu ei kulje. Soita aina testipuhelu.

Milloin pelkkä soitonsiirto ei riitä?

Jos puheluita tulee paljon samaan aikaan, yksi siirtonumero ei auta, jos sen päässä on vain yksi ihminen. Samoin iltaisin ja viikonloppuisin moni vastauspalvelu on kiinni. Silloin tarvitaan ratkaisu, joka pystyy vastaamaan useaan puheluun yhtä aikaa ja myös työajan jälkeen. Jos taas lähdet lomalle yksin, katso myös ohjeet yksinyrittäjän lomaan ja puhelimeen.